Vom Flughafen Frankfurt bis zur ersten Berufsschulwoche: Unser 30-Tage-Onboarding-Protokoll für neue Auszubildende in Deutschland
Die ersten 30 Tage nach der Landung entscheiden darüber, ob sich ein junger Mensch in Deutschland sicher fühlt. So begleitet DMF seine Auszubildenden vom Flughafenterminal bis zur ersten Berufsschulwoche.
Für einen achtzehn- bis zweiundzwanzigjährigen jungen Menschen aus Vietnam ist der Moment, in dem sich die Schiebetür im Ankunftsbereich des Flughafens Frankfurt am Main, München oder Berlin öffnet, der Beginn eines völlig neuen Lebensabschnitts. Gleichzeitig beginnt für den aufnehmenden deutschen Ausbildungsbetrieb eine organisatorisch dichte Phase: Bevor die erste reguläre Lohnabrechnung erstellt und der erste Berufsschulblock besucht werden kann, müssen innerhalb weniger Tage zahlreiche Behördengänge, Banktermine und Versicherungsformalitäten erledigt werden.
Viele Vermittlungsagenturen betrachten ihre Aufgabe mit dem Abflug in Vietnam als erledigt und überlassen dem deutschen Arbeitgeber die gesamte organisatorische Abwicklung nach der Landung. Bei DMF Vietnam & DMF Talents ist die Start- und Nachbetreuung in Deutschland (vertraglich verankert in Anlage II unserer Ausbildungsbegleitung) dagegen ein fester Kernbestandteil unserer Leistung. Erst nach einem dokumentierten 30-Tage-Stabilitätscheck in Deutschland gilt der Übergabeprozess in unserem internen Verwaltungssystem als erfolgreich abgeschlossen.
Zeitlicher Ablauf des 30-Tage-Onboarding-Protokolls von DMF nach der Landung in Deutschland bis zur vollständigen administrativen und betrieblichen Integration.
1. Tag 1 bis 3: Persönliche Abholung am Flughafen, SIM-Karte und Einzug
Unsere Fürsorge beginnt unmittelbar nach der Pass- und Zollkontrolle am deutschen Zielflughafen (wie wir es unter anderem in unserer Bild- und Videodokumentation „DMF cùng Thiện Tuấn ở Đức“ festgehalten haben):
- Persönlicher Empfang am Terminal: Ein Vertreter unseres deutschen Betreuungsteams holt die neuen Auszubildenden direkt am Flughafen ab. Niemand muss nach einem zwölfstündigen Langstreckenflug mit zwei schweren Koffern allein das deutsche Fern- und Regionalbahnsystem entschlüsseln.
- Sofortige Ausstattung mit einer deutschen SIM-Karte: Noch am Ankunftstag erhalten unsere Auszubildenden eine aktivierte deutsche SIM-Karte. Dadurch können sie sofort ihren Eltern in Vietnam mitteilen, dass sie gut gelandet sind, und sind für ihren deutschen Ausbilder sowie für unser Betreuungsteam jederzeit mobil erreichbar.
- Begleitung in die vorbereitete Unterkunft und Ersteinkauf: Wir begleiten die Auszubildenden bis in ihre vorab gesicherte Wohnung oder Wohngemeinschaft, prüfen die Schlüssel- und Zimmerübergabe, erläutern die deutsche Mülltrennung, das Lüften und Heizen sowie die Hausordnung und erledigen gemeinsam den ersten Lebensmitteleinkauf im Supermarkt.
2. Tag 4 bis 10: Bürgeramt, Steuer-ID, Girokonto und Krankenkasse
In der ersten vollen Woche nach der Einreise stehen die vier zwingenden administrativen Schritte an, ohne die keine ordnungsgemäße Lohnabrechnung im Ausbildungsbetrieb möglich ist:
| Administrativer Schritt | Vorbereitete Unterlagen durch DMF | Ergebnis für Ihren Ausbildungsbetrieb |
|---|---|---|
| 1. Wohnsitzanmeldung beim Bürgeramt / Einwohnermeldeamt | Reisepass mit § 16a-Visum, Mietvertrag und vorausgefüllte Wohnungsgeberbestätigung (Meldeschein) nach § 19 BMG | Amtliche Meldebestätigung & automatischer Versand der 11-stelligen Steuerlichen Identifikationsnummer (Steuer-ID) durch das Bundeszentralamt für Steuern |
| 2. Aktivierung der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) | Mitgliedsbescheinigung der gewählten Krankenkasse (AOK, TK, Barmer, DAK etc.) im Anschluss an die Einreise-Reisekrankenversicherung | Vorlage der Sozialversicherungsnummer und der Krankenkassen-Mitgliedsbescheinigung für Ihre Lohnbuchhaltung |
| 3. Eröffnung des deutschen Girokontos | Reisepass, Meldebestätigung und Ausbildungsvertrag für den Banktermin vor Ort oder das Video-Ident-Verfahren | Eigene deutsche IBAN für die Überweisung der monatlichen Ausbildungsvergütung ab dem ersten Monat |
| 4. Ärztliche Untersuchungen & Belehrungen | Je nach Branche: Belehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz (IfSG) beim Gesundheitsamt (Gastronomie/Küche) bzw. Impf- und Vorsorgenachweise (Pflege) | Rechtssicherer Einsatz in Küche, Service oder auf der Pflegestation ab dem ersten Praxistag |
3. Tag 11 bis 20: Mobilitätstraining und Anmeldung an der Berufsschule
Ein häufig unterschätzter Praxisfaktor ist der tägliche Arbeits- und Schulweg. Gemeinsam mit den Auszubildenden richten wir das Deutschlandticket auf dem Smartphone ein und fahren die exakte Bus- oder Bahnverbindung zwischen Unterkunft, Ausbildungsbetrieb und Berufsschule vor dem ersten Arbeitstag einmal real ab. So weiß der Auszubildende genau, an welchem Bahnsteig oder welcher Haltestelle er morgens um 05:30 oder 07:00 Uhr einsteigen muss.
Parallel kontrollieren wir, dass alle Unterlagen bei der zuständigen Berufsschule bzw. Pflegeschule vollständig vorliegen, die Klasseneinteilung für den ersten Block- oder Teilzeitunterricht bekannt ist und die erforderliche Arbeits- und Schutzkleidung (Sicherheitsschuhe, Kochjacke, Kasack) passend bereitliegt.
4. Tag 21 bis 30 und darüber hinaus: Der 30-Tage-Stabilitätscheck und 3 Jahre Begleitung
Am Ende des ersten Monats führt unser Team ein strukturiertes Rückmeldegespräch sowohl mit dem Auszubildenden als auch mit dem verantwortlichen Ausbilder im Betrieb:
- Hat das Einleben im Team und in der Wohngemeinschaft reibungslos funktioniert?
- Wurde die erste Vergütung korrekt auf das neue Girokonto überwiesen?
- Gibt es sprachliche oder fachliche Punkte, bei denen wir gezielt nachsteuern sollten?
Auch nach diesem 30-Tage-Meilenstein bleibt DMF über die gesamten drei Ausbildungsjahre hinweg an der Seite Ihrer Auszubildenden – unter anderem bei der fristgerechten Beantragung und Verlängerung des elektronischen Aufenthaltstitels (eAT) bei der Ausländerbehörde sowie bei der Vorbereitung auf die Zwischen- und Abschlussprüfung.
Wie Sie dieses Rundum-Sorglos-Paket für Ihren Betrieb nutzen können, erfahren Sie auf unserer Seite zum Azubi-Programm oder im direkten Gespräch mit unserem Team über das Arbeitgeber-Anfrageformular.
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DMF Talents begleitet deutsche Unternehmen bei der passgenauen Auswahl, rechtssicheren FEG-Visabeschleunigung und nachhaltigen betrieblichen Integration von Talenten aus Vietnam.
