ZAV-Vorabzustimmung nach § 31 AufenthV: Der Beschleuniger im Visumverfahren

Eines der größten Ärgernisse für deutsche Arbeitgeber bei der Rekrutierung aus Drittstaaten sind unkalkulierbare Wartezeiten bei den deutschen Auslandsvertretungen. Während der Arbeitsvertrag unterzeichnet ist und die Fachkraft in Vietnam auf gepackten Koffern sitzt, vergehen bei der Botschaft in Hanoi oder dem Generalkonsulat in Ho-Chi-Minh-Stadt oft vier bis sechs Monate, bis ein Visum erteilt wird.

Der Hauptgrund für diesen Behördenstau: Die Visastelle leitet die Antragsunterlagen nach dem Schaltertermin erst postalisch oder per internem Datenabgleich an die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) der Bundesagentur für Arbeit nach Deutschland weiter. Dieser behördliche Flaschenhals lässt sich vollkommen legal und hocheffizient umgehen – durch die proaktive Einholung einer ZAV-Vorabzustimmung nach § 31 Abs. 3 Aufenthaltsverordnung (AufenthV).

1. Was ist die Vorabzustimmung nach § 31 AufenthV?

Rechtlich gesehen ist für die meisten Aufenthaltstitel zur Erwerbstätigkeit (§ 18a, § 18b, § 19c AufenthG) sowie für die betriebliche Ausbildung (§ 16a AufenthG) die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit (BA) gesetzlich zwingend vorgeschrieben (§ 39 AufenthG).

Normalerweise holt die Visastelle im Ausland diese Zustimmung erst nach dem Interviewtermin der Fachkraft ein. Bei der Vorabzustimmung dreht der Arbeitgeber den Spieß um:

• Sie als Arbeitgeber wenden sich vor dem Botschaftstermin direkt an den Arbeitgeber-Service der Bundesagentur für Arbeit bzw. das virtuelle Welcome Center der ZAV.
• Die Bundesagentur prüft die Arbeitsbedingungen, die Gehaltshöhe und die Qualifikationsnachweise vorab.
• Ist die Prüfung positiv, stellt die ZAV eine offizielle Vorabzustimmung zur Beschäftigung aus.
• Die Fachkraft legt dieses Dokument direkt beim Botschaftstermin in Vietnam vor. Da die arbeitsmarktliche Prüfung bereits abgeschlossen ist, entfällt der wochenlange innerbehördliche Schriftwechsel.

2. Die Verfahren im direkten Vergleich

[!TIP]
Die Vorabzustimmung nach § 31 AufenthV ist für den Arbeitgeber vollkommen gebührenfrei und erfordert keine Vorab-Vereinbarung mit der Ausländerbehörde. Sie eignet sich hervorragend, wenn das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a bei einer überlasteten kommunalen Behörde ins Stocken geraten würde.

3. Zwingende Unterlagen für den ZAV-Antrag

Damit die Bundesagentur für Arbeit die Vorabzustimmung zügig erteilt, müssen Arbeitgeber folgende Dokumente digital einreichen:

1. Formular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“: Lückenlos ausgefüllt inklusive Wochenarbeitszeit, Urlaubsanspruch, Überstundenregelung und genauer Tätigkeitsbeschreibung.
2. Arbeits- oder Ausbildungsvertrag: Unterzeichnet von beiden Parteien (Scan genügt für die Vorabprüfung).
3. Nachweis der Qualifikation: Anerkennungsbescheid der IHK/HWK oder Nachweis eines deutschen Hochschulabschlusses bzw. Anabin-Auszug (H+ Status).
4. Vollmacht der Fachkraft: Formlose Vollmacht, die das Unternehmen zur Beantragung der Vorabprüfung bei der Bundesagentur ermächtigt.

4. Häufige Fehlerquellen in der Praxis

Verzögerungen entstehen meist durch formale Mängel in der Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis:

• Lohnunterbietung: Weicht das angebotene Gehalt vom regionalen Tariflohn oder dem ortsüblichen Entgelt der Entgelttransparenz-Datenbank der BA ab, wird die Zustimmung versagt.
• Unpräzise Stellenbeschreibung: Wird ein Elektroniker für Betriebstechnik als allgemeiner „Helfer“ deklariert, verweigert die ZAV die Fachkräftezustimmung.

DMF Talents übernimmt die vollständige Vorbereitung der Antragsunterlagen und die digitale Schnittstellenkommunikation mit der ZAV. So halten Betriebe die Vorabzustimmung oft schon innerhalb von zehn Werktagen in den Händen.