Onboarding internationaler Fachkräfte: Ein Plan für die ersten 90 Tage

Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben. Jetzt stellt sich im Betrieb eine praktische Frage: Wie organisieren wir den Einstieg so, dass die neue Kollegin oder der neue Kollege Aufgaben, Ansprechpartner und Arbeitsabläufe kennenlernt? Ein vorbereiteter Ablauf gibt allen Beteiligten eine gemeinsame Orientierung.

Der folgende 90-Tage-Plan ist ein redaktioneller Vorschlag für Arbeitgeber, auch bei der Einstellung aus Vietnam. Die Zeitabschnitte sind Orientierungspunkte. Sie sind weder eine Zusage, dass die Einarbeitung nach 90 Tagen abgeschlossen ist, noch eine Beschreibung eines vertraglichen DMF-Betreuungsangebots. Passen Sie den Plan an Beruf, Person und Betrieb an.

Vor dem Start: Ein Arbeitsblatt und klare Zuständigkeiten

Erstellen Sie ein gemeinsames Arbeitsblatt mit vier Feldern: Aufgabe, zuständige Person, vorgesehener Termin und Status. Tragen Sie nur Punkte ein, die für den Einstieg tatsächlich relevant sind:

• Behördliche Pflichten: Anmeldung beim Einwohnermeldeamt (Bürgeramt), Beantragung der Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer sowie die termingerechte Vorsprache bei der Ausländerbehörde zur Ausstellung des elektronischen Aufenthaltstitels (eAT).
• Alltägliche Grundlagen: Eröffnung eines deutschen Girokontos für Gehaltsüberweisungen und Abschluss der gesetzlichen Krankenversicherung.
• Betriebliche Vorbereitung: Wer empfängt die neue Fachkraft am ersten Tag? Wo findet das Einführungsgespräch statt? Wer richtet Spind, Arbeitskleidung und Zugänge ein?

Vereinbaren Sie außerdem eine fachliche Ansprechperson und einen persönlichen Paten im Team. So können Fachbereich und Personalabteilung auf einen Blick erkennen, was erledigt ist und wo noch Unterstützung nötig ist.

Tage 1 bis 7: Fragen ermöglichen

Planen Sie ausreichend Zeit für den Einstieg und für Rückfragen ein. Zeigen Sie, an wen sich neue Mitarbeitende mit welcher Frage wenden können. Besprechen Sie eine überschaubare erste Aufgabe und erklären Sie, woran ein gutes Ergebnis im jeweiligen Betrieb erkennbar ist.

Gemäß § 12 ArbSchG (Arbeitsschutzgesetz) sind Arbeitgeber verpflichtet, neue Beschäftigte vor Aufnahme der Tätigkeit über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz ausreichend und angemessen zu unterweisen. Bei Auszubildenden greift zusätzlich § 14 BBiG (Berufsbildungsgesetz), wonach die Vermittlung der Ausbildungsinhalte planmäßig und zielgerichtet erfolgen muss. Halten Sie diese Unterweisungen stets schriftlich in den Personalakten fest.

Das Bundesportal empfiehlt einen strukturierten Einstieg und einen Willkommenstag, an dem Arbeitsumfeld, Aufgaben und Team vorgestellt werden. Weitere Anregungen bietet Make it in Germany zum Onboarding.

Für Ihre täglichen Gespräche können diese Fragen helfen:

• Welche Aufgabe war heute verständlich, welche noch unklar?
• Bei welchen Begriffen oder Abkürzungen brauchen wir eine Erklärung?
• Welche Information hätte den Arbeitsschritt leichter gemacht?

Bitten Sie die Person beispielsweise, einen Ablauf mit eigenen Worten zu beschreiben. Das macht Missverständnisse besprechbar, ohne aus einer kurzen Zustimmung bereits sicheres Verständnis abzuleiten. Verwenden Sie solche Rückfragen als Unterstützung, nicht als unangekündigte Prüfung.

Tage 8 bis 30: Kleine Lernziele vereinbaren

Wählen Sie gemeinsam einige konkrete Aufgaben für die nächsten Wochen. Notieren Sie, was unter Anleitung geübt wird und wer Rückmeldung gibt. Ein mögliches Lernziel wäre, einen betrieblichen Dokumentationsablauf korrekt auszuführen und Rückfragen an der passenden Stelle zu stellen. Dieses Beispiel ist bewusst allgemein; die geeigneten Ziele bestimmen Sie im Fachbereich.

Sprechen Sie auch über Kommunikation. Wo werden Informationen im Team geteilt? Was gehört in die Übergabe? Wie meldet man eine Unsicherheit? Erklären Sie betriebliche Gewohnheiten, die für langjährige Mitarbeitende selbstverständlich geworden sind. Leiten Sie den Unterstützungsbedarf aus dem Gespräch und der konkreten Arbeit ab, nicht aus Vermutungen über Herkunft oder Kultur.

Tage 31 bis 60: Fortschritt und Hindernisse besprechen

Nutzen Sie einen fest eingeplanten Termin, um die bisherigen Ziele gemeinsam durchzugehen. Welche Aufgaben gelingen bereits? Wo werden weitere Erläuterungen, Übung oder andere Arbeitsmittel benötigt? Fragen Sie auch, ob die Ansprechpersonen erreichbar sind und die Rückmeldungen ausreichend konkret ausfallen.

Halten Sie höchstens wenige nächste Schritte fest und ordnen Sie jedem eine verantwortliche Person zu. „Deutsch verbessern“ ist als Arbeitsauftrag zu ungenau. „Die Begriffe für die nächste Schichtübergabe gemeinsam durchgehen“ lässt sich dagegen konkret vorbereiten. Mögliche Sprachlernangebote und dafür verfügbare Zeit sollten Sie gesondert besprechen.

Erfolgreiche Ankunft in Deutschland: Strukturierte Begleitung in den ersten 90 Tagen im Betrieb.

Tage 61 bis 90: Den nächsten Abschnitt planen

Vergleichen Sie den aktuellen Stand mit den zu Beginn vereinbarten Aufgaben. Beschreiben Sie Fortschritte anhand beobachtbarer Arbeitsschritte und besprechen Sie weiterhin offene Punkte. Die neue Person sollte dabei ebenso schildern können, wie sie die Zusammenarbeit erlebt und welche Unterstützung ihr fehlt.

Vereinbaren Sie anschließend Ziele und Ansprechpartner für den nächsten Zeitraum. Falls die Einarbeitung länger dauert, führen Sie den Plan entsprechend fort. Die 90-Tage-Marke ist ein Anlass zur gemeinsamen Bestandsaufnahme, kein automatischer Abschluss und kein Ersatz für arbeitsrechtliche Entscheidungen.

Denken Sie die Einarbeitung schon bei der Anfrage mit

Wenn Sie Fachkräfte aus Vietnam gewinnen möchten, können Sie Ihre Einarbeitungskapazität bereits bei der Personalplanung festhalten. Teilen Sie DMF Talents Ihren Personalbedarf mit und beschreiben Sie, wer den Einstieg im Betrieb begleiten kann. Welche ergänzende Unterstützung für Ihr Vorhaben infrage kommt, lässt sich dann im Gespräch klären.