Kündigung und Aufhebungsvertrag: Meldepflichten nach § 4a Abs. 5 AufenthG

Nicht jedes Arbeitsverhältnis verläuft auf Dauer harmonisch: Sei es durch mangelnde fachliche Entwicklung, unerwartete betriebliche Auftragseinbrüche, persönliche Umorientierung der Fachkraft oder einvernehmliche Trennungen über einen Aufhebungsvertrag – auch bei internationalen Mitarbeitern aus Drittstaaten wie Vietnam kann es zur vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses kommen.

Für Arbeitgeber birgt die Beendigung eines Arbeitsvertrags mit Drittstaatsangehörigen jedoch gravierende aufenthaltsrechtliche Sonderpflichten, die vielen Personalabteilungen unbekannt sind: Nach § 4a Abs. 5 Aufenthaltsgesetz (AufenthG) sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die vorzeitige Beendigung der Beschäftigung innerhalb von vier Wochen der zuständigen Ausländerbehörde mitzuteilen. Ein Verstoß gegen diese Meldepflicht stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die nach § 404 Abs. 2 Nr. 4 SGB III mit empfindlichen Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden kann.

1. Die gesetzliche Meldepflicht nach § 4a Abs. 5 AufenthG im Detail

Der Gesetzgeber regelt in § 4a Abs. 5 Satz 1 AufenthG unmissverständlich:

„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, der zuständigen Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen ab Kenntnis mitzuteilen, dass die Beschäftigung, für die ein Aufenthaltstitel erteilt wurde, vorzeitig beendet worden ist.“

Diese Pflicht gilt in folgenden Konstellationen:

• Ordentliche oder außerordentliche Kündigung durch den Arbeitgeber (auch während der Probezeit).
• Eigenkündigung durch den Arbeitnehmer vor Ablauf der regulären Befristung oder des Titels.
• Einvernehmlicher Abschluss eines Aufhebungsvertrags.
• Vorzeitiger Abbruch einer Berufsausbildung (§ 16a AufenthG).
• Unentschuldigtes Fernbleiben (Arbeitsverweigerung / Untertauchen) des Arbeitnehmers.

[!IMPORTANT]
Fristbeginn: Die 4-Wochen-Frist beginnt in dem Moment, in dem der Arbeitgeber Kenntnis von der Beendigung erlangt (z. B. Zugang des Kündigungsschreibens oder Unterzeichnung des Aufhebungsvertrags) – nicht erst am letzten physischen Arbeitstag!

2. Welche Angaben müssen der Ausländerbehörde übermittelt werden?

Die Mitteilung muss schriftlich oder über das offizielle elektronische Behördenportal an die für den Wohnsitz des Arbeitnehmers zuständige Ausländerbehörde erfolgen. Folgende Pflichtangaben sind erforderlich:

1. Vollständige Personalien: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit.
2. Aktenzeichen des Aufenthaltstitels: Kopie des Visumetiketts oder der elektronischen Aufenthaltskarte (eAT), sofern vorhanden.
3. Beendigungsdatum: Genaues Datum, an dem das Beschäftigungsverhältnis rechtlich endet.
4. Grund der Beendigung: Angabe, ob arbeitgeberseitig gekündigt, arbeitnehmerseitig gekündigt, Aufhebungsvertrag oder Ausbildungsabbruch vorliegt.
5. Bekannte Anschrift: Aktuelle Meldeanschrift des Arbeitnehmers in Deutschland.

Bewahren Sie das Sendeprotokoll (Fax, Einschreiben oder digitale Eingangsbestätigung) mindestens zwei Jahre lang in der Personalakte auf, um bei Betriebsprüfungen durch die Zollbehörden (Finanzkontrolle Schwarzarbeit FKS) lückenlose Nachweise erbringen zu können.

3. Arbeitsrechtliche Besonderheiten bei Drittstaatsangehörigen

Neben dem Aufenthaltsrecht gelten die allgemeinen Vorschriften des deutschen Arbeitsrechts uneingeschränkt:

• Schriftformerfordernis (§ 623 BGB): Eine Kündigung oder ein Aufhebungsvertrag ist zwingend schriftlich auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift zu verfassen. Kündigungen per E-Mail, WhatsApp oder Scan sind nach § 125 BGB nichtig.
• Kündigungsschutzgesetz (KSchG): In Betrieben mit mehr als zehn Beschäftigten greift nach sechs Monaten der allgemeine Kündigungsschutz. Kündigungen bedürfen dann verhaltensbedingter, personenbedingter oder betriebsbedingter Gründe.
• Resturlaub und Überstunden: Offene Urlaubsansprüche und Überstunden aus dem Arbeitszeitkonto müssen bis zum Vertragsende in Freizeit ausgeglichen oder ordnungsgemäß mit dem letzten Entgelt abgegolten werden.

4. Was geschieht mit dem Mitarbeiter nach der Kündigung?

Mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses erlischt nicht sofort die Aufenthaltserlaubnis, aber die Zweckbindung entfällt:

• Die Ausländerbehörde setzt dem Mitarbeiter in der Regel eine angemessene Frist zur Arbeitsplatzsuche (meist 3 bis 6 Monate).
• Bei Erfüllung der Anwartschaftszeit hat der Mitarbeiter Anspruch auf Arbeitslosengeld I nach § 137 SGB III.
• DMF Talents bietet in solchen Ausnahmefällen einen professionellen Transfer-Service: Wir vermitteln wechselwillige Fachkräfte zeitnah an andere Partnerunternehmen, sodass der Aufenthaltstitel erhalten bleibt und keine Belastung für die Sozialkassen entsteht.

5. Schritt-für-Schritt-Leitfaden für Personalabteilungen

1. Beendigung schriftlich fixieren: Kündigungsschreiben mit Postzustellungsurkunde oder persönlicher Übergabe gegen Empfangsbekenntnis übergeben.
2. Meldefrist im Kalender notieren: Unmittelbar eine Wiedervorlage für die 4-Wochen-Meldung anlegen.
3. Mitteilung an Ausländerbehörde absenden: Standardisiertes Meldeformular mit allen Personaldaten an die zuständige ABH übermitteln und Bestätigung archivieren.
4. Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III: Elektronische Übermittlung (BEA) an die Bundesagentur für Arbeit vornehmen, damit der Mitarbeiter nahtlos Leistungen beantragen kann.

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