Gesetzliche Krankenversicherung (GKV) für internationale Fachkräfte: Der Anmeldeprozess

Ohne Nachweis eines lückenlosen Krankenversicherungsschutzes stellt keine deutsche Auslandsvertretung ein nationales Arbeits- oder Ausbildungsvisum aus. Gleichzeitig steht die Lohnbuchhaltung deutscher Unternehmen vor der Herausforderung: Wie meldet man einen Mitarbeiter bei der Krankenkasse an, der weder eine deutsche Sozialversicherungsnummer noch eine Meldeadresse besitzt?

Das deutsche Sozialversicherungsrecht bietet hierfür standardisierte, hocheffiziente Schnittstellen. In diesem Leitfaden führen wir Personalleiter und Entgeltabrechner durch die vier Phasen der Anmeldung nach dem Fünften Buch Sozialgesetzbuch (SGB V) und der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV).

1. Phase 1: Die Vorab-Mitgliedsbescheinigung für das Visum

Bereits im Visumsverfahren verlangt die Deutsche Botschaft Hanoi bzw. das Generalkonsulat Ho-Chi-Minh-Stadt den Nachweis, dass der Antragsteller ab Einreise versichert sein wird.

• Krankenkassenwahlrecht (§ 175 SGB V): Der Arbeitnehmer hat das freie Wahlrecht unter den geöffneten gesetzlichen Krankenkassen (z. B. Techniker Krankenkasse, BARMER, DAK-Gesundheit oder die regional zuständige AOK).
• Ausstellung der Bescheinigung: Die ausgewählte Kasse stellt auf Basis des unterzeichneten Arbeits- oder Ausbildungsvertrags eine "Vorab-Bescheinigung zur Vorlage bei der Auslandsvertretung" aus. Darin bestätigt die Kasse, dass bei tatsächlicher Arbeitsaufnahme eine Pflichtmitgliedschaft begründet wird.
• Ergänzende Incoming-Krankenversicherung: Da der reguläre GKV-Schutz erst mit dem vertraglichen Arbeitsbeginn (z. B. 1. August oder 1. September) in Kraft tritt, muss für die Reisetage zwischen Flugantritt und Vertragsbeginn eine private Reisekrankenversicherung (Incoming-Versicherung mit mind. 30.000 € Deckung) nachgewiesen werden.

2. Phase 2: Generierung der Sozialversicherungsnummer via DEÜV

Internationale Berufseinsteiger aus Drittstaaten besitzen naturgemäß noch keine deutsche Sozialversicherungsnummer (SV-Nummer / Rentenversicherungsnummer). Diese muss nicht im Vorfeld beantragt werden, sondern wird vollautomatisch über die Lohnsoftware generiert:

1. DEÜV-Anmeldung (Meldegrund 10): Die Lohnbuchhaltung übermittelt mit der ersten Monatsabrechnung die Anmeldung an die zuständige Krankenkasse als Einzugsstelle (§ 28a SGB IV).
2. Erforderliche Stammdaten: Für ausländische Kräfte sind lediglich folgende Daten zwingend einzutragen:

• Vollständiger Vor- und Zuname (gemäß Passschreibweise)
• Geburtsdatum und Geschlecht
• Geburtsort und Geburtsland (Vietnam)
• Deutsche Meldeanschrift (vorläufige Firmenadresse genügt, falls Wohnsitz noch in Ummeldung)

1. Automatische Rückmeldung: Die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) vergibt daraufhin die individuelle 12-stellige Versicherungsnummer und übermittelt sie elektronisch an Ihre Lohnsoftware zurück.

[!NOTE]
Die Lohnabrechnung für den ersten Monat kann auch dann rechtssicher durchgeführt werden, wenn die physische Sozialversicherungsnummer zum Abrechnungsstichtag noch nicht im System vorliegt. Das Gesetz sieht hierfür Übergangskennzeichen vor.

3. Phase 3: Elektronische Gesundheitskarte (eGK) und Lichtbild

Damit die Fachkraft bei Krankheit zum Arzt gehen kann, benötigt sie die elektronische Gesundheitskarte (eGK):

• Nach der Ankunft in Deutschland erhält der Mitarbeiter von der Kasse einen Zugangslink oder Brief zur Übermittlung eines digitalen Passfotos.
• Die Versichertenkarte wird innerhalb von ca. 7 bis 14 Tagen per Post an die inländische Wohnadresse zugestellt.
• Akutfall vor Kartenerhalt: Sollte der Mitarbeiter vor Erhalt der Karte medizinische Hilfe benötigen, stellt jede Krankenkasse innerhalb weniger Minuten per E-Mail einen Abrechnungsschein (Behandlungsausweis) aus, der in jeder Arztpraxis akzeptiert wird.

4. Checkliste für Arbeitgeber

DMF Talents übernimmt im Rahmen des Onboarding-Pakets die komplette Korrespondenz mit den gesetzlichen Kassen, sodass Ihre Personalabteilung zum Arbeitsstart lediglich die fertige Mitgliedsbescheinigung in die Lohnakte übernimmt.