§ 45c AufenthG: Die neue gesetzliche Informationspflicht für Arbeitgeber ab 2026
Ab dem 1. Januar 2026 verpflichtet § 45c AufenthG Arbeitgeber, ausländische Beschäftigte über Beratungsangebote zu informieren. Erfahren Sie Fristen, Form und Haftungsrisiken.
Mit Beginn des Jahres 2026 ist eine bedeutsame arbeits- und aufenthaltsrechtliche Neuerung in Kraft getreten: Gemäß § 45c des Aufenthaltsgesetzes (AufenthG) unterliegen Arbeitgeber in Deutschland einer konkreten Informationspflicht, wenn sie Arbeitsverträge mit Arbeitskräften aus Drittstaaten schließen. Ziel des Gesetzgebers ist es, neu einreisende Beschäftigte frühzeitig und unabhängig über ihre arbeits- und sozialrechtlichen Schutzrechte in der Bundesrepublik aufzuklären.
Für Personalabteilungen, Geschäftsführer und Handwerksmeister bedeutet diese Vorschrift einen neuen festen Schritt im Onboarding-Prozess. Wer den gesetzlichen Hinweis versäumt, riskiert behördliche Beanstandungen und arbeitsrechtliche Rechtsunsicherheiten. Dieser redaktionelle Leitfaden fasst die gesetzlichen Tatbestände, Fristen, Formvorgaben und Handlungsempfehlungen für die betriebliche Praxis zusammen.
1. Gesetzlicher Tatbestand: Wer ist betroffen?
Die Hinweispflicht nach § 45c AufenthG knüpft an drei kumulative Voraussetzungen an:
- Arbeitgeber mit Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland: Die Regelung gilt für Betriebe jeder Größenordnung – vom inhabergeführten Handwerksbetrieb über den mittelständischen Maschinenbauer bis zum Klinikkonzern.
- Vertragsschluss mit Drittstaatsangehörigen: Betroffen sind Staatsangehörige aus Ländern außerhalb der Europäischen Union (EU), des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz (z. B. Fachkräfte und Auszubildende aus Vietnam).
- Wohnsitz im Ausland bei Vertragsschluss: Die Person hatte zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses ihren gewöhnlichen Aufenthalt noch im Ausland. (Hinweis: Wer bereits mit einem regulären Aufenthaltstitel in Deutschland lebt und lediglich den Arbeitgeber wechselt, fällt nicht unter den zwingenden Anwendungsbereich von § 45c AufenthG).
Umfassende offizielle Informationen zu den Pflichten deutscher Arbeitgeber bei der internationalen Fachkräftegewinnung finden Sie auf dem Bundesportal Make it in Germany zum Rekrutierungsprozess.
2. Gesetzlicher Ablauf: Frist, Form und Beratungsnetzwerk
Gesetzlicher Ablauf der Informationspflicht nach § 45c AufenthG: Vom Arbeitsvertragsschluss über den Hinweis in Textform bis zur Dokumentation in der Personalakte.
Der Gesetzgeber verlangt keinen mündlichen Vortrag, sondern regelt Form und Adressat präzise:
- Formvorschrift: Der Hinweis muss zwingend in Textform (§ 126b BGB) erteilt werden. Zulässig sind ein gedrucktes Begleitschreiben, ein Anhang zum Arbeitsvertrag oder eine offizielle Bestätigungs-E-Mail.
- Frist: Die Information muss dem Arbeitnehmer spätestens am ersten Tag der tatsächlichen Arbeitsleistung zugegangen sein. Es empfiehlt sich jedoch dringend, den Hinweis bereits zusammen mit dem unterschriebenen Arbeitsvertrag vor der Visumbeantragung zu übermitteln.
- Inhalt des Hinweises: Der Arbeitgeber muss auf das bundesweit tätige, öffentlich geförderte Beratungsnetzwerk „Faire Integration“ hinweisen. Neben dem allgemeinen Leistungsangebot müssen die Kontaktdaten der vom Betriebssitz oder Arbeitsort nächstgelegenen Beratungsstelle konkret benannt werden.
| Kriterium | Gesetzliche Vorgabe (§ 45c AufenthG) | Empfohlene betriebliche Praxis |
|---|---|---|
| Geltungsbereich | Drittstaatsangehörige mit Wohnsitz im Ausland | Fester Bestandteil jedes internationalen Vertragssets |
| Form | Textform (§ 126b BGB) | Zweisprachiges Beiblatt (Deutsch/Englisch bzw. Vietnamesisch) |
| Frist | Spätestens am ersten Arbeitstag | Übergabe bereits bei Vertragsunterzeichnung vor Visumantrag |
| Pflichtinhalt | Beratungsangebot & Kontaktdaten Faire Integration | Nächstgelegene Regionalstelle namentlich mit Adresse nennen |
| Nachweisführung | Gesetzliche Dokumentationspflicht | Gegengezeichnete Empfangsbestätigung in die Personalakte |
3. Beratungsinhalt von „Faire Integration“: Keine Konkurrenz, sondern Sicherheit
Einige Arbeitgeber befürchten fälschlicherweise, dass der Hinweis auf eine Beratungsstelle Misstrauen schüre. Das Gegenteil ist der Fall: Das Netzwerk Faire Integration wird vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) gefördert und berät kostenlos und unabhängig zu arbeits- und sozialrechtlichen Fragestellungen (Entgeltfortzahlung, Arbeitszeitgrenzen, Schutzvorschriften, Krankenversicherung).
Seriöse Arbeitgeber profitieren von aufgeklärten Fachkräften:
- Transparenz: Gerüchte und Falschinformationen aus sozialen Medien werden durch fundierte Fachberatung entkräftet.
- Prävention: Missverständnisse über Probezeitregelungen oder Überstundenabgeltung werden sachlich geklärt, bevor Konflikte entstehen.
- Kultivierung der Willkommenskultur: Die aktive Übergabe signalisiert der Fachkraft, dass der Betrieb nach Recht und Gesetz handelt und faire Arbeitsbedingungen garantiert.
4. Praxistipp für Arbeitgeber: Musterprozess und Dokumentation
Um das Haftungsrisiko vollständig auszuschließen, sollten Personalverantwortliche folgende vier Schritte standardisieren:
- Standard-Anlage erstellen: Erstellen Sie ein zweisprachiges Hinweisblatt mit dem offiziellen Text des BMAS und den Kontaktdaten der zuständigen regionalen Beratungsstelle.
- Fester Onboarding-Baustein: Integrieren Sie die Übergabe in die offizielle Onboarding-Checkliste des ersten Arbeitstages (oder bereits in das Einladungspaket zur Einreise).
- Empfangsbestätigung einholen: Lassen Sie sich den Erhalt des Merkblatts mit Datum und Unterschrift bestätigen.
- Rechtssichere Ablage: Heften Sie den Nachweis dauerhaft in der Personalakte ab, um bei Betriebsprüfungen der Rentenversicherung oder der Zollverwaltung (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) lückenlose Nachweise vorzulegen.
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