Fachkräfte aus Vietnam einstellen: Ihre Checkliste für das erste Gespräch

Sie möchten eine offene Stelle mit einer Fachkraft aus Vietnam besetzen. Vor der Suche nach konkreten Profilen lohnt sich ein kurzer Blick auf die Aufgabe: Wen brauchen Sie, welche Voraussetzungen sind unverzichtbar und was kann Ihr Betrieb bei der Einarbeitung leisten? Ein klares Briefing gibt einem Vermittlungspartner eine bessere Grundlage als die allgemeine Anfrage „Wir suchen dringend Personal“.

Der folgende Vorschlag hilft Ihnen, die wichtigsten Informationen auf einer Seite festzuhalten. Er dient der Vorbereitung eines Gesprächs; ob eine konkrete Besetzung möglich ist, muss anschließend anhand der Stelle und des individuellen Profils geprüft werden.

1. Beschreiben Sie die Arbeit anhand eines typischen Tages

Beginnen Sie mit drei bis fünf Aufgaben, die die neue Person tatsächlich übernehmen soll. „Mitarbeit in der Produktion“ lässt viel offen. Verständlicher wäre beispielsweise: „Maschine einrichten, Messwerte dokumentieren und Abweichungen an die Schichtleitung melden.“ Das ist ein fiktives Beispiel zur Formulierung, kein Bewerberprofil von DMF.

Ergänzen Sie Arbeitsort, Arbeitszeiten, Schichtmodell und die im Alltag eingesetzten Werkzeuge oder Systeme. Fragen Sie die spätere Führungskraft: Welche Tätigkeit muss vom ersten Tag an sicher beherrscht werden? Was können wir intern vermitteln? So trennen Sie notwendige Voraussetzungen von Kenntnissen, die erst im Betrieb erworben werden.

Auch das Bundesportal empfiehlt, vor der internationalen Suche den Personalbedarf zu prüfen und Stellenprofile konkret zu beschreiben. Die offizielle Orientierung finden Sie bei Make it in Germany zum Rekrutierungsprozess.

2. Machen Sie Anforderungen überprüfbar

Einblick in das strukturierte Auswahlgespräch: Klare Anforderungen und gezielte Fachfragen erleichtern die Eignungsprüfung.

Erstellen Sie zwei kurze Listen: „vor Arbeitsbeginn erforderlich“ und „im Betrieb erlernbar“. Beschreiben Sie jeweils, wie Sie die Anforderung im Auswahlgespräch prüfen möchten. Ein Lebenslauf ist ein Ausgangspunkt; eine konkrete Frage zu einem Arbeitsablauf kann Ihnen zusätzliche Anhaltspunkte geben.

Halten Sie dabei diese Punkte fest:

• Welche Ausbildung oder Berufserfahrung passt zu den Aufgaben?
• Welche Nachweise sollen im weiteren Verfahren geprüft werden?
• In welchen Situationen wird Deutsch gesprochen, gelesen oder geschrieben?
• Wer beurteilt im Unternehmen die fachliche Eignung?

Eine pauschale Aussage wie „gute Deutschkenntnisse“ lässt sich schwer besprechen. Nennen Sie lieber Situationen: eine Schichtübergabe verstehen, Rückfragen zu einer Zeichnung stellen oder einen Kundenwunsch aufnehmen. Etwaige formale Sprachanforderungen müssen zusätzlich für den konkreten Beruf und das Verfahren geklärt werden.

3. Planen Sie mit Abhängigkeiten statt mit einem Wunschdatum

Notieren Sie Ihren gewünschten Start und erklären Sie, weshalb dieser Termin relevant ist. Steht ein Auftrag an, geht jemand in den Ruhestand oder soll das Team wachsen? Trennen Sie anschließend den betrieblichen Bedarf von einem bereits belastbar bestätigten Arbeitsbeginn.

Fragen Sie im Gespräch, welche Voraussetzungen noch offen sind und wer sie klärt. Lassen Sie notwendige Qualifikations-, Anerkennungs- und Einreisefragen für den jeweiligen Fall bei den zuständigen Stellen prüfen. Wer behördliche Wartezeiten planbar verkürzen möchte, sollte prüfen, ob das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG über die örtliche Ausländerbehörde infrage kommt. Eine allgemeine Checkliste kann diese Einzelfallprüfung nicht ersetzen. Für Ihre interne Planung ist hilfreich: Welche Aufgabe läuft weiter, falls sich ein Schritt verzögert, und wann müssen Sie neu entscheiden?

4. Benennen Sie Budget und interne Kapazität

Eine Budgetplanung sollte die gesamte Vorbereitung berücksichtigen. Legen Sie fest, welche Ausgaben Sie im Angebot erläutert haben möchten und welche Aufgaben Ihr Betrieb selbst übernimmt. Dazu gehören Auswahlgespräche, Dokumentenorganisation, amtliche Beglaubigungen, Sprachunterricht, Anreise und Einarbeitung. Beachten Sie dabei die gesetzlichen Vorgaben des Employer-Pays-Prinzips (§ 296a SGB III): Seriöse Vermittlungen stellen sicher, dass Rekrutierungskosten vom Arbeitgeber getragen und nicht verdeckt auf ausländische Fachkräfte umgelegt werden.

Planen Sie auch Arbeitszeit ein: Wer führt Interviews, gibt Rückmeldungen und begleitet die ersten Wochen? Wenn für diese Aufgaben niemand verfügbar ist, sollte das vor dem Start der Suche sichtbar werden. Ein kurzer Abstimmungstermin mit Personalabteilung und Fachbereich ist dafür ein sinnvoller erster Schritt.

5. Ihr Briefing für die Anfrage

Kopieren Sie diese Punkte in Ihre Gesprächsnotizen:

1. Bedarf: Berufsbezeichnung, Anzahl der Stellen und Standort.
2. Arbeitsalltag: wichtigste Aufgaben und Arbeitszeiten.
3. Anforderungen: notwendige Qualifikationen und konkrete Sprachsituationen.
4. Planung: gewünschter Start, offene Fragen und verfügbare Einarbeitungskapazität.
5. Entscheidung: fachliche Ansprechperson, Budgetverantwortliche und nächster interner Termin.

Sind einzelne Antworten noch offen, kennzeichnen Sie sie als offen. Für ein erstes Gespräch ist ein ehrliches, unvollständiges Briefing hilfreicher als eine vermeintlich fertige Planung mit ungeprüften Annahmen.

Sorgfältige Prüfung der Bewerberprofile und Qualifikationsnachweise vor dem ersten Kundengespräch.

Besprechen Sie Ihren konkreten Personalbedarf

Einen Überblick über den Bereich finden Sie bei DMF Talents zur Vermittlung von Fachkräften aus Vietnam. Wenn Sie eine konkrete Stelle besprechen möchten, beschreiben Sie Ihren Personalbedarf. Nennen Sie dabei möglichst Tätigkeit, Standort und gewünschten Start. Diese Angaben bilden die Grundlage für die weitere Klärung Ihres Vorhabens.