Auslandsportal (digital.diplo.de) & Work-and-Stay-Agentur: Was die Visa-Digitalisierung für Arbeitgeber bedeutet

Die deutsche Bundesregierung hat die Digitalisierung der Erwerbsmigration in den Jahren 2025 und 2026 spürbar vorangetrieben. Mit dem flächendeckenden Ausbau des Auslandsportals des Auswärtigen Amts (digital.diplo.de) für nationale Visa (D-Visa) sowie den Vorbereitungen zum Aufbau einer zentralen Work-and-Stay-Agentur (WSA) werden papiergebundene Postwege zwischen Auslandsvertretungen, dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA), der Bundesagentur für Arbeit (BA) und den kommunalen Ausländerbehörden schrittweise abgelöst.

Viele mittelständische Arbeitgeber stellen sich daher die Frage: Bedeutet das neue Online-Portal, dass ein Visumantrag nun in wenigen Tagen von selbst durchläuft? Die Praxis zeigt ein differenziertes Bild: Während die digitale Übermittlung den physischen Aktentransport erheblich beschleunigt, führt die automatisierte Vorprüfung im Portal dazu, dass unvollständige oder widersprüchliche Arbeitgeberunterlagen sofort systemseitig gestoppt werden.

Zusammenspiel zwischen Arbeitgeber-Dokumentation, digitaler Vorprüfung im Auslandsportal (digital.diplo.de), behördlicher Freigabe und Botschaftstermin.

1. Wie das Auslandsportal (digital.diplo.de) das Verfahren verändert

Vor der Einführung des Auslandsportals reichten Bewerber ihre Papierunterlagen erst beim persönlichen Vorsprachetermin in der Deutschen Botschaft in Hanoi oder im Generalkonsulat in Ho-Chi-Minh-Stadt ein. Stellte der Sachbearbeiter am Schalter fest, dass ein Dokument fehlte oder die Stellenbeschreibung unpräzise war, verzögerte sich das Verfahren um Wochen.

Im digitalen Verfahren über digital.diplo.de ist die Reihenfolge umgekehrt:

1. Strukturierter Online-Antrag & Dokumenten-Upload: Der Bewerber (bzw. der bevollmächtigte Verfahrensbegleiter) lädt sämtliche Nachweise – vom Reisepass über den Arbeits- oder Ausbildungsvertrag bis zum Anerkennungsbescheid und Sprachzertifikat – vorab digital hoch.
2. Digitale Vorprüfung vor Terminvergabe: Die Visastelle (unterstützt durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten) prüft die hochgeladenen Dateien auf formale Vollständigkeit und Plausibilität, bevor der persönliche Termin zur Erfassung der Fingerabdrücke (Biometrie) und Passvorlage freigegeben wird.
3. Verkürzter Vor-Ort-Termin: Da die inhaltliche Prüfung bereits im Vorfeld stattgefunden hat, beschränkt sich der Termin vor Ort auf den Identitäts- und Originalabgleich sowie die biometrische Erfassung.

2. Was die geplante Work-and-Stay-Agentur (WSA) leisten soll

Mit dem Konzept der Work-and-Stay-Agentur (WSA) verfolgt der Bund das Ziel, die bislang auf verschiedene Bundes- und Landesbehörden verteilten Prüfschritte in einer zentralen digitalen IT-Plattform nach dem Once-Only-Prinzip zusammenzuführen:

3. Warum ein Online-Portal noch keine Fachkraft rekrutiert: Die vier häufigsten Fehlerquellen

Die Digitalisierung beseitigt den Postweg der Papierakte – sie ersetzt jedoch weder die Rekrutierung vor Ort noch die juristische und fachliche Aufbereitung der Unterlagen. In der täglichen Praxis scheitern unbegleitete Anträge im digitalen Portal vor allem an vier Punkten:

• Abweichungen zwischen Arbeitsvertrag und Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis: Stimmen Bruttogehalt, Wochenstunden, Urlaubstage oder die Berufsbezeichnung nach dem Schlüssel der Klassifikation der Berufe (KldB 2010) im Vertrag nicht exakt mit den Angaben im Formular der Bundesagentur für Arbeit überein, löst das System eine Rückfrage-Schleife aus.
• Fehlende Gleichwertigkeits- oder Defizitbescheide: Bei reglementierten Berufen (z. B. Pflegefachfrau/-mann) oder im dualen System nach § 18a AufenthG muss der Nachweis der ausländischen Qualifikation exakt dem gewählten Aufenthaltstitel (§ 18a, § 16d oder § 18g AufenthG) entsprechen.
• Unzureichende Nachweise zur Lebensunterhaltssicherung: Bei Auszubildenden unterhalb der Orientierungsgrenze von ca. 1.048 Euro brutto stoppt die Vorprüfung im Auslandsportal so lange, bis entweder ein angepasster Vertrag, ein Mietnachweis oder ein Sperrkonto hochgeladen wird.
• Sprachzertifikate nicht anerkannter Prüfungsanbieter: Die deutschen Auslandsvertretungen akzeptieren ausschließlich Zertifikate, die den Standards der ALTE (Association of Language Testers in Europe) entsprechen (insbesondere Goethe-Institut, telc gGmbH, ÖSD, TestDaF) und deren Teilprüfungen vollständig innerhalb der Gültigkeitsfrist abgelegt wurden.

4. Wie DMF Talents die digitalen Schnittstellen für Ihren Betrieb nutzt

Als spezialisierter Partner mit eigener Präsenz in Deutschland und Vietnam verbinden wir die neuen digitalen Behördenwege mit einer lückenlosen Vorab-Qualitätssicherung:

1. Fehlerfreie Erstbefüllung („First-Time-Right“): Wir erstellen alle Antragsformulare, Vollmachten nach § 81a AufenthG und Erklärungen zum Beschäftigungsverhältnis so, dass die Vorprüfung im Auslandsportal und bei den Zentralen Ausländerbehörden ohne Nachforderungen durchläuft.
2. Kombination aus § 81a AufenthG und digital.diplo.de: Auch im digitalen Zeitalter bleibt das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG der schnellste Hebel, weil es die inländischen Behörden an gesetzliche Bearbeitungsfristen (§ 81a Abs. 3 AufenthG) bindet und eine bevorzugte Terminvergabe an der Botschaft garantiert.

Erfahren Sie mehr über unsere Prozessbegleitung für Fachkräfte, prüfen Sie die einzelnen Meilensteine in unserem Zeitplan für Arbeitgeber oder nehmen Sie für eine persönliche Beratung direkt Kontakt mit uns auf.